Het belang van een goede rittenadministratie

Wanneer je een eigen bedrijf hebt en een auto noodzakelijk is om je werkzaamheden uit te voeren, of wanneer je deze voor je werknemer(s) ter beschikking wilt of dient te stellen, kun je er voor kiezen om deze puur zakelijk te (laten) gebruiken of om deze ook voor privé doeleinden te gebruiken. Wanneer je kiest voor (puur) zakelijk gebruik, dan dient er – voor de belastingen – een rittenadministratie bijgehouden te worden, waarin exact wordt weergegeven wanneer en hoe ver met de auto is gereden en ten behoeve van welk (werk)doel dit is gebeurd. Er geldt wel een marge van maximaal 500 kilometer per jaar die privé gereden mag worden met het voertuig. Het gerechtshof Amsterdam oordeelde onlangs dat het niet bijhouden van een rittenregistratie, een naheffing én boete rechtvaardigt.

In de zaak die bij het gerechtshof speelde, had een werkgever aan de directeur, tevens enig werknemer, een auto ter beschikking gesteld. De auto werd vervolgens door deze ‘werknemer’, waarvan het bedrijf gevestigd was in een bedrijfsverzamelgebouw, als boodschappenauto gebruikt. Niet alleen door de werknemer/directeur, maar ook door anderen uit hetzelfde complex. Niemand van hen hield echter een rittenadministratie bij, ondanks dat die auto voor zakelijke doeleinden werd gebruikt.

“Indien er geen rittenregistratie wordt gevoerd, moet een bijtelling plaatsvinden”

De Belastingdienst had aan de werkgever een naheffingsaanslag opgelegd én een boete ter grootte van 25% van de naheffingsaanslag, in verband met de regeling privégebruik van de auto. Op verzoek kon door de werkgever immers géén rittenadministratie worden overgelegd van het voertuig, waardoor de Belastingdienst tot de conclusie kwam dat niet was aangetoond dat de auto niet voor meer dan 500 kilometer aan privédoeleinden was gebruikt.

Het gerechtshof oordeelde: “De werkgever had moeten weten dat, indien er geen rittenregistratie wordt gevoerd, een bijtelling moet plaatsvinden”. Nu dit niet was gebeurd, bleef de naheffingsaanslag en de boete in stand, nu er volgens het gerechtshof alsdan sprake is van het in zo grote mate onzorgvuldig en lichtvaardig handelen, dat ter zake een ernstig verwijt kan worden gemaakt en het daarom aan die grove schuld te wijten is dat te weinig belasting is ingehouden en afgedragen. Een boete van 25 procent van de naheffing is dan ook passend.

Het belang van een goede rittenadministratie is door deze uitspraak maar weer eens aangetoond, indien je het voertuig alleen voor zakelijk gebruikt rijdt. Doe je dit niet, kan je dat duur komen te staan. Overigens oordeelde het hof ook, in een gelijkluidende zaak, dat een slordige rittenadministratie niet automatisch een naheffing en/of boete rechtvaardigt.

Mocht u nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.